Gestion électronique de documents

Les technologies de l’information pénètrent dans toutes les sphères d’activité. Parfois, il arrive si rapidement qu’il n’est pas facile de comprendre la nécessité d’introduire de nouveaux produits. Quelque chose comme cela se produit avec le système électronique de gestion de documents (EDS). Depuis sa création, il est devenu trop répandu avec de nombreux mythes.

C’est une question délicate – les dossiers habituels et les tas de papier disparaissent, et toutes les informations “se dissout” dans les ordinateurs. Certains mythes disparaissent, tandis que d’autres apparaissent. Il est nécessaire pour le client d’une telle décision de rechercher et de vérifier constamment les informations, en évaluant les avantages de la mise en œuvre. Avec l’aide de cet article, les idées fausses les plus importantes sur les systèmes de gestion de documents électroniques seront déconsidérées.

Gestion électronique de documents

Gestion électronique des documents – automatisation simple du bureau.

On croit qu’un tel système peut commander des documents entrants et sortants. Et bien que la circulation des documents électroniques soit déjà très répandue sur notre marché, cette déclaration est très populaire. Le bureau n’est qu’une des formes d’organisation de la circulation des documents, traditionnelle dans notre pratique. En fait, la gestion électronique des documents est déjà présente dans notre vie. Dès que nous envoyons le document créé dans Word, ou nous le recevons, il parle déjà du travail de ce système. Dans nos réalités, l’activité de la chancellerie est de centraliser le passage et l’enregistrement de tous les documents officiels, de surveiller l’exécution des instructions émises par le chef. Mais l’entreprise fonctionne non seulement avec des documents officiels. Dans n’importe quelle entreprise, même avant leur création, des documents non officiels vont et fonctionnent. Les flux de circulation sont beaucoup plus compliqués et plus larges. Dans notre monde, presque toutes les informations existent sous forme électronique. Implémenté SED devrait établir la gestion de tous les documents, non seulement en passant par le bureau. Ce sera une erreur pour chaque type de document de créer son propre système. Mieux vaut un SED mondial résout le problème d’une manière complexe.

SED peut sauver l’entreprise du chaos interne.

C’est une erreur de penser qu’en soi un ERMS éliminera le désordre d’organisation qui est présent dans l’entreprise. Mais ces problèmes ne sont pas résolus de cette façon. Dans le cas d’un désordre dans l’entreprise, la principale chose sera d’établir un spin d’organisation, le CSA dans ce cas deviendra l’un des outils. Si vous commencez à l’implémenter là où il n’y a pas d’interaction interne, où les zones de responsabilité ne sont pas divisées et que les processus métier ne fonctionnent pas, il n’y aura aucun résultat. Ceux qui décident de mettre en œuvre le SED devraient comprendre ce que ce projet donnera dans la situation actuelle.

Le document électronique sera effectif.

Le pic de ce mythe est déjà passé. Aujourd’hui, de plus en plus souvent, les clients comprennent que ce n’est pas le cas. Mais beaucoup continuent de croire à la magie de la gestion électronique des documents. Son efficacité est affectée par de nombreux facteurs, il ne suffit pas d’organiser la circulation des documents par le biais de canaux de communication électroniques. Avant la mise en œuvre, il convient d’examiner si les pratiques antérieures ont été comprises, les procédures existantes ont été normalisées et comptabilisées, et si la réingénierie avait passé. Il vaut la peine d’examiner qui et dans quel mode utilisera le système, que le patron travaille avec elle ou si l’interaction tombera sur ses assistants. De telles nuances doivent être spécifiées lors de la mise en œuvre. Si la réingénierie et l’optimisation des processus opérationnels sont réalisées avec le SED, le résultat sera le plus efficace.

La meilleure solution est basée sur le choix des leaders du marché.

Il semble si facile de choisir ce que les leaders utilisent déjà. Il semble logique, affecte parfois sérieusement les préférences des clients. En fait, le marché et ses besoins changent constamment. Maintenant, les solutions développées il y a 4 ou 5 ans sont réelles. Le terme de présence sur le marché et l’expérience accumulée au cours de cette période permettent de mettre en œuvre des projets de presque n’importe quelle échelle. Le SED populaire, utilisé par les leaders, a gagné le marché plus tôt. Au cours de ces années, des principes très différents étaient pertinents. Maintenant, il vaut la peine de prêter attention à de nouvelles solutions, même si elles ont moins d’implémentations que les leaders.Ils sont beaucoup plus technologiquement avancés et resteront pertinents pour un autre 5-7 ans.

Il est préférable de choisir les systèmes occidentaux – ils sont plus flexibles et fonctionnels.

Ce mythe est apparu pour une raison quelconque. Historiquement, les solutions domestiques étaient inférieures à celles de l’Ouest. Mais nos complexes étaient encore plus axés sur les spécificités russes, en tenant compte des exigences particulières des entreprises. À l’heure actuelle, des solutions domestiques ont émergé qui dépassent celles des étrangers. Ces plates-formes sont à la fois puissantes et flexibles. L’avantage est de considérer la présence de modules axés sur l’automatisation des processus avec des spécificités russes. Et il existe de tels complexes moins d’analogues étrangers, et le soutien et les services supplémentaires sont beaucoup plus accessibles.

SED ne sont nécessaires que par des organisations ayant des règlements clairs et des processus métier décrits.

Comme nous l’avons déjà mentionné, le désordre dans l’organisation rend inutile la mise en œuvre de la gestion électronique des documents. Mais parfois, il n’est pas nécessaire que tout soit correctement et précisément décrit. De plus en plus d’entreprises utilisent des techniques de gestion flexibles, en utilisant une gestion adaptative des cas. Dans de tels cas, les SED sont forcés de s’adapter à eux, en modifiant leur configuration et leurs principes de fonctionnement.

Gestion électronique de documents

Le SGDE peut être activement utilisé immédiatement après la mise en œuvre.

L’objet de l’automatisation est le processus de gestion de l’entreprise. Cela rend impossible le traitement du système de gestion de documents en tant que projet normal, qui se termine par la mise en service. Tous les processus de gestion sont en constante évolution. Il arrive également qu’au début de la mise en œuvre du système, le client ne représente pas vraiment ses capacités réelles. La mise en œuvre de SED est une chaîne de projets interconnectés qui développent l’automatisation, développent la fonctionnalité du système et la modernisent. Habituellement, les exigences pour les changements possibles dans les modules implémentés et l’automatisation rapide des nouveaux processus sont définies dans la trousse d’outils EDS.

La mise en œuvre d’EDS est entièrement sur l’artiste interprète ou exécutant.

Y a-t-il vraiment rien à exiger du client lors de la mise en œuvre d’un tel système? Ils pensent donc dans les petites entreprises et là où le niveau d’informatisation est faible et les projets similaires sont une nouveauté. L’introduction de SED implique toujours de changer l’ordre interne de l’entreprise et le mode de fonctionnement. Si le collectif n’est pas prêt pour cela et qu’il n’y a pas de motivation pour de nouvelles réalisations, l’effet sera nul ou même le contraire. Mais les développeurs notent que ces dernières années, les clients sont devenus plus expérimentés, mieux compris et leur rôle.

Pour une petite entreprise, EDS de qualité n’est pas nécessaire.

Le plus souvent, les propriétaires de petites entreprises croient que les paquets 1C et MS Office sont suffisants pour eux. Si l’entreprise emploie seulement 10 personnes, vous pouvez conserver les enregistrements et l’enregistrement des documents dans Excel, les stocker dans le nuage et échanger des lettres avec Outlook. Il existe de nombreuses solutions de cloud simples et parfois gratuites: Google Apps, Microsoft Office 365. Un tel système sous certaines conditions peut être compréhensible, mais nous devons nous demander quels sont les principaux problèmes auxquels sont confrontées les petites entreprises et les technologies de l’information. Et de toute façon, que peut-on considérer comme une petite entreprise? Si nous excluons la micro-entreprise avec sa circulation spécifique de documents, les avantages des systèmes électroniques existent encore. Certes, l’échelle de l’entreprise ne le laissera pas sentir si clairement, comme dans le cas de la moyenne ou grande entreprise. Toutes les fonctions ne sont pas nécessaires. Par exemple, une petite entreprise peut bien refuser de contrôler la correspondance entrante, surveiller l’exécution des instructions, automatiser les procédures de négociation des documents. Un petit groupe de personnes trouvent plus facile de s’asseoir ensemble et de résoudre tous les problèmes. Mais un environnement d’information de travail unifié est encore nécessaire, il peut structurer de manière qualitative l’information, la rechercher, accéder rapidement aux documents et aux modèles nécessaires. Cela sera pertinent dans les petites entreprises. Si le propriétaire envisage de développer son entreprise, il devrait penser au débogage des communications internes et des processus métier.Dans ce cas, la question de la mise en œuvre de la gestion électronique des documents sera tôt ou tard une actualité.

Les systèmes de gestion de documents électroniques mobiles sont dangereux.

En fait, ces solutions de sécurité ne sont pas inférieures aux autres applications d’entreprise avec accès mobile. La menace ne réside pas dans le SED mobile, mais dans sa mise en œuvre concrète, en ignorant la politique de sécurité informatique par le personnel du client. Les développeurs diversifient les moyens d’accéder à l’information. Dans ce problème, beaucoup dépend de l’entreprise elle-même et des technologies utilisées pour protéger ses données. Nous parlons de mesures techniques et organisationnelles. Si ce problème est pris en compte, l’EDS mobile sera sécurisé. Et dans les réalités modernes sans eux, parfois vous ne pouvez pas faire. Déborder ce mythe est au moins le fait que dans les grandes entreprises, y compris les finances et la gestion, SED mobile est activement utilisé par les principaux responsables.

Gestion électronique de documents

Il n’y a pas de base législative pour la mise en œuvre d’EDS.

En fait, la base législative pour la mise en œuvre de telles solutions existe déjà. Personne n’empêche les entreprises d’abandonner la paperasserie traditionnelle en faveur du sans papier. Il est vrai qu’il y a encore une petite liste convenue qui ne peut pas être touchée. Ceci, tout d’abord, la gestion des documents personnels. Et le problème n’est pas qu’il n’y ait pas de lois et d’actes, mais que l’entreprise elle-même n’a pas créé de normes internes pour la légalisation des signatures électroniques. Cela entrave la transition vers la circulation sans papier des documents.

La mise en œuvre de l’ERMS est trop longue.

Cette déclaration était une fois assez vraie, mais aujourd’hui elle est devenue un mythe. Auparavant, les systèmes électroniques ont été construits à l’image du papier existant, les mêmes règles ont été utilisées. Les utilisateurs ne pouvaient pas rapidement adopter de nouvelles normes, les interfaces étaient lourdes, ils devaient dupliquer des documents papier et électroniques, la formation prenait du temps. Et après tout, il vaut la peine de prendre en compte l’enquête préalable au projet, la mise en place du système, l’intégrer dans l’infrastructure informatique existante, l’installation des applications à l’utilisateur. Cela a vraiment étiré le temps. Cependant, la situation a déjà changé. Les solutions modernes ont de nombreux outils pour accélérer la mise en œuvre. Il existe un ensemble d’applications prêtes à l’emploi, la possibilité d’augmenter progressivement la fonctionnalité. Commencer à utiliser le flux de travail électronique peut être rapide et peu coûteux, l’améliorer au niveau désiré. La durée de mise en œuvre dépend de la complexité, des exigences d’optimisation, de la quantité de modifications et de la personnalisation de la solution, du nombre d’utilisateurs. Si vous devez intégrer de nombreux systèmes et transférer des dizaines de milliers d’utilisateurs à l’EDMS, le terme normal est de 2 à 3 ans. Et l’entreprise moyenne obtient un système fonctionnel en moyenne pendant six mois.

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